كيف تدير اجتماعاً ناجحاً …
كمدير مشروع, أو مدير شركة أو مدير ﻷي كادرٍ بشري, تحتاج الى عقد اجتماعات طارئة و دورية تتابع فيها ما تم وما سيتم مستقبﻼً. و حتى تضمن النجاح والفعالية ﻻجتماعاتك ﻻ بد لك من بعض اﻷساليب اﻹدارية لضبطها كي ﻻ تتحول الى مجرد “سوالف” أو ثرثرة ﻻ يفهم المجتمعون فحواها, وقد يُستغل هذاmeetin اﻻجتماع من بعض الحاضرين في استعراض عضﻼته ﻹبراز حنكته في اكتشاف اﻷخطاء أو تحوير مسار الموضوع اﻷساسي وطرح اﻷفكار التي قد تكون أحياناً جيدة وبَنّاءة, لكن تكتشف بعد فترة أن كل هذا الكﻼم كان أصبح سراباً ولم يُنفذ شيء على أرض الواقع! يتوقف نجاحك بشكل كبير على التحضير المسبق ﻻجتماعك, وليكون اجتماعك فعاﻻً اسأل نفسك – قبل أن تبدأ – ما يلي: هل تحتاج فعﻼً الى اﻻجتماع؟****هل هنالك حاجة مُلِحة الى أن تجمع الناس أم أنك تود فقط وضع المجتمعين بصورة ” أنا موجود ” ؟ ما طبيعة الحديث المناسبة أثناء اﻻجتماع؟ هل لديك معلومة تود إيصالها ومناقشتها؟ أم إنك تود إيصال قرار معين؟, أم أنك تريد أن توصل معلومة لتبيع صفقة معينة؟, هل اجتماعك بهدف الحصول على استشارة؟ أم أنك تريد الوصول الى رأي جماعي؟ كل اجتماع يجب أن يكون له طبيعة ولهجة في الحوار, فأنت حينما تجتمع مع عميل لتبيع منتج معين ﻻ شك ستكون لغة الحوار مختلفة فيما لو كنت مجتمعاً مع موظفك لتملي عليه تعليماتك. ما هي أهدافك من اﻻجتماع؟ ما هو المضمون الذي تود أن تجتمع بشأنه؟ وما قيمته؟ ما الذي توده من المشاركون أن يفكروا أو يعملوا أو يقولوه بالنتيجة؟ هل هنالك قرار معين يجب أن يتُخذ؟ منْ منَ المشاركين يجب أن يحضر؟ هل تعرف خلفياتهم وتوقعاتهم؟ كيف سيكون تأثيرهم على اﻻجتماع وما القيم التي سيضفونها على اجتماعك؟ ما هي القضايا التي قد تُطرح من قبلهم؟meeting2 ما هي خلفياتهم السابقة وخبرتهم حول الموضوع الذي ستطرحه؟ ما هي اﻷفكار التي تود مناقشتها في اجتماعك؟ هل أرسلت أجندة اجتماعك للحضور مسبقاً؟ (من سيتكلم عن ماذا وما الوقت المحدد لذلك؟) ما هي اﻷفكار التي يمكن أن تطرحها لتساعد المجتمعين للتركيز على الموضوع الذي تريده؟ ما هو ترتيبها؟ ما هي اﻻحصائيات أو الحقائق التي تساعدك أو تدعم فكرتك؟ (مثال:”يظهر تقرير مبيعات الشهر الماضي تدني في اﻷرباح مما يستوجب علينا دراسة اﻷسعار مجدداً) في نهاية اﻻجتماع.. كيف سيتم اتخاذ القرار ؟ هل سيكون المدراء التنفيذيين هم صناع القرار؟ أم أن القرار بناءً على أغلبية المصوتين؟ أم أنه سيُتخذ بناءً على مجموعة من القواعد و المعايير ؟ كيف سيتم توثيق اﻻجتماع؟ من الذي سيكتب محضر اﻻجتماع؟ وما المعلومات التي سيوثقها؟ من الذي سيستخدم هذا المحضر ومتى سيحتاجه؟ وضعت لك نموذجاً عن محضر اجتماع بالعربية واﻹنجليزية يمكنك تحميله من هنــــــا أخيراً … ماذا بعد اﻻجتماع؟ ما هي الخطوة التالية؟ هل هنالك أي التزامات\مهام تم وضعها؟ وهل أسندت هذه الى أصحابها ووضع وقت محدد ﻻستحقاقها؟ كيف يجب لبقية المجتمعين أن يبقوا على إطﻼع بالمتطورات؟ (هل سيتم اﻻجتماع مرة أخرى أم عبر البريد مثﻼ… )
موضوع مختار
